Acte authentique : à quoi ça sert ?

Quel est le rôle d’un officier public ?

Il est du devoir de l’officier public d’authentifier les actes relevant de ses responsabilités. Un officier ministériel est un professionnel dont la fonction est accordée par le gouvernement.

Un notaire est donc à la fois :

• un officier public,
• un officier ministériel.

Ainsi :

• Les officiers de l’état civil,
• les notaires,
• les greffiers et secrétaires-greffiers,
• les magistrats-priseurs,

sont les principaux officiers publics dans le domaine du droit privé.

Depuis le 1er juillet 2022, ces deux entités se sont unies par fusion pour ne former plus qu’un seul corps professionnel, qui répond désormais au nom de commissaires judiciaires. Cette fusion, qui a impliqué une réorganisation interne et une harmonisation des pratiques et des procédures, a donné lieu à la création d’une structure plus intégrée, plus efficace et plus performante.

Il existe différents domaines de compétences pour chaque agent. 

Qu’est-ce qu’un acte authentique ?

Les notaires ont le pouvoir d’authentifier tous les actes et contrats. Grâce à cette fusion, les parties contractantes peuvent désormais bénéficier de l’authenticité intrinsèque aux actes émis par l’autorité publique, étant donné que les commissaires judiciaires sont des officiers publics assermentés. Les notaires garantissent la date de l’acte, en conservent le dépôt et en délivrent des copies authentiques et exécutoires. (Ordonnance n° 45-2590 du 2 novembre 1945, article 1).

« Un acte authentique est comme une pièce d’or : il est frappé du sceau de la véracité et de l’inaliénabilité, et sa valeur ne peut être mise en doute. »

François-René de Chateaubriand

Il est à noter que l’exercice de la fonction notariale s’étend sur l’ensemble du territoire national, conférant ainsi aux notaires une présence maillée sur le territoire, en mesure d’offrir un accès équitable et uniforme à leurs services sur l’ensemble du pays.

Il convient de souligner que certains actes doivent obligatoirement être établis sous la forme notariée, sous peine de nullité.

Il s’agit des contrats de mariage, des actes de donation et des ventes immobilières et des partages incluant un bien immobilier pour les besoins de la publicité foncière.

C’est le cas par exemple pour une vente à réméré.

Il est important de noter que, dans de nombreux cas, même si un acte authentique n’est pas obligatoire, il est vivement recommandé de recourir à un notaire. Cela est dû à son rôle de garant de la sécurité juridique de l’acte signé. Les testaments ou encore les créations de sociétés civiles immobilières en sont des exemples.

Le notaire : quel rôle dans le processus de signature de l’AA ?

Lors de la rédaction d’un acte, les parties impliquées (ou leurs représentants) sont en présence du notaire. Ce dernier est en mesure de vérifier leur identité, leur capacité et leurs pouvoirs. Le notaire joue également un rôle crucial en éclairant les parties sur la portée de leurs engagements et les conséquences de l’acte. Il veille à l’équilibre du contrat et s’assure du consentement réel, éclairé et juridiquement valable de toutes les parties.

En qualité d’officier public, le notaire et les parties signent l’acte. Cette signature confère à l’acte une authenticité légal. La signature du notaire garantit l’identité des parties, le contenu de l’acte ainsi que sa date, en accord avec la volonté des parties. Toutefois, dans les cas où les parties ne peuvent ou ne savent pas signer, l’acte peut être établi sans leur signature.

Il est important de noter que le sceau du notaire n’est apposé qu’à la fin de l’acte si celui-ci est reçu « en brevet ». C’est-à-dire lorsque l’original n’est pas conservé par le notaire mais remis aux parties.

En revanche, les actes reçus en minute ne comportent aucun sceau conformément au Décret n° 71-941 du 26 novembre 1971, article 15.

Le rôle du notaire dans la rédaction et la signature des actes est primordial pour garantir la sécurité judiciaire de toutes les parties impliquées.

La signature de l’acte par procuration

En règle générale, les parties signent les actes présentes ou représentées, sur papier ou par voie électronique. Toutefois, pendant le confinement, le décret 2020-395 a permis aux notaires de dresser des actes sans comparution des parties, en les faisant signer à distance par visioconférence.

Ce dispositif dérogatoire a cessé de s’appliquer le 10 août 2020, mais la loi du 20 novembre 2020 a permis de recevoir des procurations authentiques à distance. Les notaires peuvent recevoir des procurations en utilisant un système de visioconférence et de signature électronique certifiée et sécurisée.

Cette mesure est utile pour les Français résidant à l’étranger ou pour les actes nécessitant une procuration authentique établie par un notaire, tels que les donations.

L’acte authentique électronique (AAE)

Autrefois établi sur support papier, l’acte notarié est désormais majoritairement établi sur base électronique. Cependant, il doit respecter la réglementation en vigueur. Le notaire utilise un outil de signature électronique hautement fiable, basé sur une clé Real personnelle et sécurisée. Elle lui permet d’authentifier l’acte en y apposant son sceau électronique.

Conformément au Code civil, l’acte notarié électronique possède les mêmes caractéristiques que l’acte notarié papier.

Notamment en termes :

• de date certaine,
• de force probante,
• de force exécutoire.

À l’issue de la signature électronique, le client reçoit une attestation papier de l’acte de vente, ainsi qu’une copie de l’acte électronique.

Le notaire lui transmet une version dématérialisée qu’il peut :

• conserver sur son ordinateur,
• partager avec des tiers tels que sa banque ou sa compagnie d’assurances.

Les notaires ont été pionniers dans l’utilisation de la signature électronique. Ils sont aujourd’hui parfaitement équipés pour offrir à leurs clients la même qualité de service que dans le cadre d’une signature sur papier.

Différences entre original et copie d’un AA

L’acte notarié, unique en son genre, est dénommé « minute » et est conservé par le notaire dans son étude. Cette minute peut être créée sur un support physique traditionnel ou électronique.

À partir de cette minute, le notaire est chargé de produire des copies certifiées conformes des actes. Elles sont également appelées « expéditions » et sont remises aux parties concernées. Si elle est établie sur papier, la copie authentique doit respecter les exigences de l’article 34 du décret 71-941 du 26 novembre 1971. Notamment en ce qui concerne l’utilisation d’encre indélébile et la correspondance stricte avec la minute originale.

En revanche, si la minute est établie sur un support électronique, elle doit comporter la signature électronique qualifiée du notaire. On parle des éléments suivants :

• La date,
• L’image de son sceau, tout en mentionnant sa conformité avec l’original.

Elle peut être transmise par voie électronique en toute sécurité, garantissant :

• L’intégrité de l’acte,
• La confidentialité de la transmission,
• L’identité de l’expéditeur et du destinataire (conformément à l’article 37 du décret 71-941 du 26 novembre 1971).

Les copies exécutoires, qui bénéficient des forces exécutoires, sont des copies authentiques munient des formules exécutoires. Elle permet ainsi la mise en œuvre d’une procédure d’exécution forcée. Elle commence par l’énoncé « République française, au nom du peuple français… » et se termine par la formule exécutoire prescrite par le décret 47-1047 du 12 juin 1947.

Cette dernière, qui ordonne aux huissiers de justice :

• De mettre en œuvre le présent acte aux procureurs généraux,
• Aux procureurs de la République de le soutenir,
• Aux commandants et officiers de la force publique de prêter main-forte en cas de besoin.

Quant à la copie hypothécaire, elle est une copie authentique destinée à être publiée dans le fichier immobilier. Pour être valide, elle doit être rédigée conformément aux règles définies à l’article 76-1 du décret 55-1350 du 14 octobre 1955, sur un imprimé fourni par l’administration. Elle doit respecter les normes de rédaction énoncées. Elle peut être conservée par le service chargé de la publicité foncière afin d’en fournir des copies.

Enfin, le notaire est autorisé à fournir des copies simples de ses actes qui ne sont pas certifiées par ses soins. Cette option est avantageuse si aucune copie authentique ou exécutoire n’est nécessaire. En effet, elle permet d’obtenir une copie à un coût inférieur.

Quels effets produits par l’acte authentique ?

La date certaine d’un acte est essentielle pour simplifier sa preuve. Également, elle sert à garantir sa force probante et exécutif. En effet, l’acte authentique établi par un notaire, qui est le fruit d’une procédure rigoureuse, bénéficie d’une force probante très élevée. Il fait foi de son contenu, notamment des faits qu’il constate et des vérifications qu’il opère.

Cela signifie que la preuve contraire ne peut être apportée que par une procédure complexe. Celle-ci, comparable à celle qui permet de contester une décision de justice en raison d’un manque d’impartialité du juge. En outre, l’acte authentique est doté d’une force exécutoire, ce qui signifie que le créancier peut directement poursuivre le débiteur en paiement de sa dette, sans avoir besoin d’obtenir un jugement supplémentaire. Cela est particulièrement utile en matière d’obligations pécuniaires, puisqu’il permet de simplifier et d’accélérer les procédures de recouvrement.

En revanche, si l’acte est sous seing privé, le créancier devra obtenir un titre exécutif via une procédure judiciaire.

Le formalisme entourant l’acte authentique, bien que parfois complexe, offre un cadre protecteur pour les intérêts économiques des parties concernées, tout en préservant leur liberté individuelle.

Enfin, sa transparence garantit une information fiable et complète à l’Etat, permettant ainsi une régulation efficace des activités économiques.

Comment se déroule la conservation des actes authentiques ?

Le notaire a l’obligation de veiller à la conservation des actes authentiques qu’il a rédigés (D. n° 71-941, 26 nov. 1971, art. 11). Cette responsabilité s’étend sur une période de 75 ans (C. patr. art. L 212-4, II et R 212-15) pendant laquelle il doit protéger les actes originaux.

Au-delà de cette période, le notaire doit remettre les documents aux archives nationales pour Paris ou départementales. Cette disposition permet de garantir la conservation à long terme des actes authentiques et de rendre accessibles leurs contenus aux générations futures.

En vertu du Code patrimonial, les minutes des notaires deviennent librement consultables après une période de 75 ans à partir de leur date de rédaction. Toutefois, cette période s’étend à 100 ans lorsqu’il s’agit d’une personne mineure (C. patr. art. L 213-2).

Pour les actes authentiques électroniques, leur conservation est assurée par le Conseil Supérieur du Notariat via le Minutier Central Électronique du Notariat (MICEN). Seul le notaire signataire peut y accéder pour récupérer l’acte et ses annexes à tout moment. Ainsi, il peut fournir des copies aux parties intéressées sans risquer de compromettre la sécurité des informations contenues dans l’acte.